Bedrijfsvoering

Om adequaat in te spelen op veranderende opgaven en omstandigheden, investeert de provincie structureel in de ontwikkeling van medewerkers en de organisatie als geheel. Naast het persoonlijke budget duurzame inzetbaarheid (PBDI), zoals afgesproken in de cao, is via het opleidingsbudget gericht geïnvesteerd in duurzame ontwikkeling. In 2025 lag de focus daarbij op samenwerken, teamontwikkeling en vakinhoudelijke ontwikkeling. Daarnaast is in 2025 een leiderschapsprogramma voor het management ontwikkeld. Dit programma start in 2026.
Aandacht voor diversiteit en inclusie is inmiddels breed verankerd binnen de organisatie. Daarom is de programmatische aanpak in 2025 beëindigd en zijn deze thema’s structureel ondergebracht in de reguliere organisatie. Voor het programma ‘Vinden en Binden’ geldt dit nog niet. Vanwege de aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt is deze programmatische aanpak in 2025 voortgezet en verder doorontwikkeld. Via het MRA-traineeprogramma en het provinciale traineeprogramma is geïnvesteerd in het aantrekken en behouden van jong talent.

Interne communicatie is een cruciale randvoorwaarde voor een goed functionerende organisatie met een duidelijke missie en herkenbare kernwaarden. Zij draagt bij aan het uitdragen van het organisatieverhaal, versterkt de binding van medewerkers en zorgt voor een eenduidige informatiestroom via communicatiekanalen en leidinggevenden.
In 2025 zijn verschillende acties gestart om de interne communicatie te versterken. Zo is gewerkt aan een kanalenstrategie, is de lijn- en leiderschapscommunicatie verbeterd en zijn samenwerken en wendbaarheid nadrukkelijk onderdeel gemaakt van de organisatievisie. Deze inzet toont de provincie ook in 2026.

In 2025 heeft de provincie de actieve inzet van data binnen de organisatie verder uitgebreid. Er is geëxperimenteerd met large language models, CoPilot en de eigen AI-toepassing DAAN. Hiermee kunnen we kunstmatige intelligentie inzetten binnen de eigen digitale omgeving, passend bij de ethische afwegingen die horen bij de rol van de provincie als publieke organisatie.
In datzelfde jaar is een AI- en datastrategie met bijbehorende actieagenda opgesteld. Vanwege financiële afwegingen is besloten hiervoor geen extra middelen beschikbaar te stellen. De AI- en datastrategie wordt daarom herschreven als beleidskader.
Daarnaast is in 2025 verder gewerkt aan de vernieuwing van de ICT-basisdiensten en aan de professionalisering van de regieorganisatie. De migratie naar nieuwe cloud- en werkplekdiensten is nog gaande en wordt naar verwachting in 2026 afgerond. De aanbesteding voor nieuwe netwerkdiensten is gestart.
Ook in 2025 droeg de provincie actief bij aan interprovinciale samenwerking en via deze netwerken is invloed uitgeoefend op aankomende wetgeving met een digitale component. De provincie blijft werken aan transparantie als overheidsorganisatie. Daarbij is in 2025 extra aandacht besteed aan digitale toegankelijkheid.

In 2025 is het programma ‘Bedrijfsvoeringssystemen’ daadwerkelijk van start gegaan. Daarbij is begonnen met de vervanging van het huidige systeem voor financiën, personeel en inkoop, dat al ruim twintig jaar in gebruik is. Dit systeem wordt vervangen door drie moderne modules: personeelsadministratie, financiële en inkoopadministratie en projectbeheersing.
De aanbesteding voor het systeem ter ondersteuning van personeelsprocessen is vóór de zomer van 2025 gepubliceerd en gegund aan AFAS. De implementatie ging eind 2025 van start. Ook is in 2025 begonnen met de voorbereiding van de aanbesteding voor het financiële en inkoopsysteem. Deze aanbesteding wordt begin 2026 gepubliceerd.
Om een goede integratie tussen de nieuwe systemen en koppelingen met aanpalende applicaties te realiseren, is het Productteam Integratie opgericht.
De implementatie van deze systemen vraagt om verdere standaardisatie van bedrijfsvoeringsprocessen en de inzet van moderne technieken voor data-integratie. Daarmee vormen deze trajecten een meerjarige, strategische veranderopgave. De investeringen leiden tot betere naleving van wet- en regelgeving, betere stuurinformatie en een hogere gebruiksvriendelijkheid.

De contractbeheermodule is geïmplementeerd en wordt momenteel organisatiebreed uitgerold. Daarnaast is het eerste Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) voor de inhuur van ingenieurs en beleidsadvies gepubliceerd op TenderNed. Vanaf 1 januari 2026 worden binnen deze DAS de eerste offerteaanvragen uitgezet.
7. Informatiebeheer
Op grond van de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo) heeft de provincie Noord-Holland een wettelijke verantwoordelijkheid voor zorgvuldig, toegankelijk en duurzaam informatiebeheer. Dit vormt een essentiële basis voor transparant bestuur, verantwoording en betrouwbare besluitvorming.
In 2025 is het informatiebeheer verder versterkt door inzicht te verkrijgen in het volwassenheidsniveau en gerichte verbetermaatregelen te treffen. Daarbij is ingezet op het vergroten van bewustwording binnen de organisatie en op het toekomstbestendig inrichten van de digitale informatievoorziening. De provincie stuurt hiermee op een zorgvuldige beheersing van informatie gedurende de gehele levenscyclus, van ontstaan tot en met archivering, en op structurele naleving van wettelijke eisen.
Ook is gewerkt aan de doorontwikkeling van de digitale informatievoorziening. De verdere inrichting van SharePoint, in samenwerking met de sector CID, draagt bij aan een eenduidige en duurzame informatiehuishouding. In 2025 is gestart met de voorbereiding van e-mailarchivering en met de verdere doorontwikkeling van SharePoint.
In 2025 ontvingen de directie en alle sectormanagers een rapportage op basis van het kwaliteitssysteem Informatiebeheer. Hierin zijn aanbevelingen opgenomen om de bewustwording en verantwoordelijkheid bij medewerkers en management te versterken. In 2026 wordt deze rapportage opnieuw uitgevoerd.
Daarnaast is de communicatie op het intranet verder gestructureerd. De training Informatiebeheer is via het leer-managementsysteem beschikbaar gesteld en opgenomen in het onboardingprogramma. Het spel Informatiestrijd is in 2025 vierentwintig keer gespeeld. Adviseurs Informatiebeheer worden steeds vaker en in een vroeg stadium betrokken bij ICT-projecten. Het project voor e-mailarchivering in Outlook is gestart. Samen met de sector CID wordt gewerkt aan beheer en doorontwikkeling van SharePoint. Maandelijks worden SharePoint-trainingen aangeboden. Daarnaast ondersteunen informatiecoaches medewerkers bij de inrichting van SharePointsites.
8. Sturing en beheersing
De provincie stuurt op het realiseren van strategische organisatiedoelstellingen via de planning- en controlcyclus. Intern maakt de provincie steeds meer gebruik van dashboards en wordt toegewerkt naar datagedreven analyses op het gebied van bedrijfsvoering. In 2025 zijn diverse verbeteringen doorgevoerd in deze dashboards en analyses.
Interne beheersing omvat het geheel aan maatregelen om te borgen dat organisatiedoelstellingen worden gerealiseerd binnen gestelde randvoorwaarden, zoals budgetten, afspraken en geldende procedures. De voortgang hierop is periodiek besproken in ambtelijke voortgangsgesprekken.

Sinds de jaarstukken 2023 legt het college van Gedeputeerde Staten zelfstandig verantwoording af over de rechtmatigheid. De organisatie is hiervoor toegerust met een goed ingerichte en functionerende (verbijzonderde) interne controle. Naast deze controles ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording zijn in 2025 ook tussentijdse, planmatige controles uitgevoerd. Daarnaast vinden sinds 2025 tussentijdse controles plaats op de naleving van de Europese aanbestedingsregels. Hierdoor krijgt de provincie eerder inzicht in mogelijke onrechtmatigheden en kan zij tijdig bijsturen.
Rechtmatigheidsverantwoording
Over het boekjaar 2025 heeft het college van GS zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven. In dit onderdeel wordt een toelichting gegeven op de geconstateerde rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden groter dan € 400.000. Onrechtmatigheden die door de Provinciale Staten zijn geaccepteerd of onder de rapportagegrens liggen worden niet toegelicht. De afspraken voor de toelichting op onrechtmatigheden en welke onrechtmatigheden zijn geaccepteerd zijn vastgelegd in de Beleidsnota Rechtmatigheid 2023-2026 (inclusief tweede wijziging met ingang van 1 januari 2025) en in de Financiële Verordening provincie Noord-Holland 2025.
De toelichting op de onrechtmatigheden bestaat uit:

• Een beschrijving van de geconstateerde afwijking;
• De maatregelen die worden ondernomen om afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

In 2025 zijn de volgende rechtmatigheidsfouten en -onduidelijkheden boven de rapportagegrens vastgesteld:

De fouten en onduidelijkheden worden hieronder toegelicht.
1. Onrechtmatigheden proces Aanbesteden
In het proces Aanbesteden zijn vanuit de gegevensgerichte controle voor € 2,7 miljoen aan fouten geconstateerd. De in 2025 geconstateerde onrechtmatigheden (€ 1,4 miljoen) betreffen met name overschrijdingen van de Europese aanbestedingsdrempel, óf het uitbreiden dan wel voortzetten van de initiële opdracht terwijl de aanbestedingsgrens eerder was overschreden. De overige fouten komen voort uit de doorwerking van dossiercontroles uit eerdere jaren (€ 1,3 miljoen).
Maatregelen ter voorkoming in de toekomst
Sinds 2025 worden gedurende het jaar spendanalyses uitgevoerd. Hierdoor heeft de organisatie tijdiger inzicht in mogelijke onrechtmatigheden en kan zij eerder bijsturen. In 2026 wordt verder toegewerkt naar een continue monitoring proces zodat inkoopadvisering verder naar de voorkant kan worden gebracht. Inmiddels zijn nieuwe Europese aanbestedingen afgerond, waaronder die voor ingenieurs- en beleidsadviesdiensten, bestaande uit een drietal raamovereenkomsten en twee dynamisch aankoopsystemen (DAS). Hierdoor wordt het risico op verdere onrechtmatigheid beperkt. In de opvolgaudit 8.25 wordt de opvolging van de adviezen uit interne audit 2.23 (Europese aanbestedingen, 2023) beoordeeld en worden waar nodig verdere acties ingezet om de interne beheersing te versterken.
2. Begrotingsonrechtmatigheden
In het verslagjaar is sprake van begrotingsonrechtmatigheden met een gezamenlijk financieel effect van € 8,4 miljoen. De onrechtmatigheden zijn van begrotingstechnische aard en hebben niet geleid tot feitelijk onrechtmatige bestedingen in strijd met wet- en regelgeving of met provinciale beleidsdoelstellingen. Dit bedrag ligt boven de rapportagegrens en wordt daarom in deze paragraaf toegelicht:
1.   € 1,8 miljoen overschrijding op de lasten binnen bestaand beleid zonder tijdige begrotingswijziging, zie hiervoor de verschillenanalyse programma 3.
2.   € 5,8 miljoen overschrijding op de lasten binnen bestaand beleid zonder tijdige begrotingswijziging, zie hiervoor de verschillenanalyse programma 6.
3.   € 721.369 kredietoverschrijdingen zonder voorafgaand autoriserend PS-besluit, zie bijlage 6.1 Investeringsuitgaven en kredieten. Van deze overschrijding is een bedrag van € 202.676 acceptabel omdat er sprake is van compensatie via direct te relateren baten.
Maatregelen ter voorkoming in de toekomst
Om herhaling van dit type overschrijdingen te voorkomen, worden binnen de administratieve processen aanvullende beheersmaatregelen getroffen. Deze maatregelen richten zich onder meer op:

• Het aanscherpen van de periodieke begrotingsbewaking op programma- en kredietniveau, inclusief een expliciete toets op rechtmatigheid en tijdigheid van autorisatie;
• Het inrichten van een vroegtijdig signalerings- en escalatieproces wanneer structurele of substantiële overschrijdingen worden verwacht, inclusief heldere verantwoordelijkheden;
• Het verder vergroten van bewustzijn bij budgethouders en projectleiders over het begrotingscriterium, de begrotingsoverschrijdingen en de gevolgen voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Begrotingsafwijking punt 2: Dit betreft een herwaardering van de deelneming PDENH. De provincie volgt hierbij de verplichte verslaggevingsregels BBV waardoor de mutatie leidt tot een begrotingsonrechtmatigheid. Om herhaling van dit type overschrijdingen te voorkomen, worden binnen de administratieve processen aanvullende beheersmaatregelen getroffen. Deze maatregelen richten zich onder meer op:

• Het bepalen van de stuurinformatie en KPI’s waarover de provincie jaarlijks standaard geïnformeerd wil worden om tijdig te kunnen anticiperen op de resultaten bij jaareinde.

Bij deze jaarrekening is een rechtmatigheidsverantwoording van GS aanwezig (zie rechtmatigheidsverantwoording). Dit is mogelijk door een goed ingerichte verbijzonderde) interne controlefunctie, waarvan ook de externe accountant gebruik maakt om tot een oordeel te komen. Daartoe vindt periodiek afstemming plaats met de accountant.